Miksi tekoäly jää usein kokeiluksi?
Syksyllä 2025 tehdyssä Yrittäjägallupissa 57 prosenttia pk-yrityksistä kertoi käyttävänsä tekoälyä, mutta vain 19 prosenttia käytti sitä säännöllisesti. Suurimmaksi esteeksi nimettiin osaamisen puute, ja 32 prosenttia kertoi tietoturvahuolien hidastavan käyttöä. Kokeilu on helppo aloittaa, mutta pysyvä hyöty vaatii vähän suunnitelmallisuutta.
Mihin tekoäly sopii pienyrityksessä?
Nykyiset tekoälytyökalut ovat vahvimmillaan tekstin käsittelyssä. Ne luonnostelevat, tiivistävät, luokittelevat, kääntävät ja poimivat tietoa vapaamuotoisesta tekstistä. Ne eivät tiedä yrityksesi asioista mitään, ellei niille anneta tietoa, ja ne voivat esittää väärän vastauksen varmalla äänellä.
| Sopii hyvin | Vaatii aina tarkistuksen tai ei sovi |
|---|---|
| Sähköpostien ja tarjouspyyntöjen luokittelu | Hinnat, laskelmat ja muut luvut |
| Vastausluonnokset asiakasviesteihin | Sopimusehdot ja juridiset tulkinnat |
| Palaverien muistiinpanojen tiivistäminen | Asiakkaalle lähtevä teksti, jota kukaan ei ole lukenut |
| Tietojen siirto lomakkeelta tai liitteestä toiseen järjestelmään | Ihmisiä koskevat päätökset, kuten rekrytointi |
| Tekstien kääntäminen ja kieliasun hiominen | Tieto, jota työkalulla ei ole käytössään |
Nyrkkisääntö: anna tekoälylle tehtäviä, joissa virhe huomataan helposti ja korjataan halvalla.
Miten valitset ensimmäisen tehtävän?
Hyvä ensimmäinen tehtävä täyttää useimmat näistä ehdoista:
- Se toistuu joka viikko, mieluiten päivittäin.
- Siihen kuluu yhteensä vähintään muutama tunti viikossa.
- Lähtötieto on tekstiä, kuten sähköposteja, lomakkeita, muistiinpanoja tai dokumentteja.
- Lopputulos on helppo tarkistaa ennen kuin se lähtee eteenpäin.
- Virhe ei aiheuta isoa vahinkoa.
Tyypillinen esimerkki on saapuvien yhteydenottojen käsittely. Tekoäly lukee viestin, päättelee, onko kyse tarjouspyynnöstä, tukipyynnöstä vai jostain muusta, poimii yhteystiedot ja kirjoittaa vastausluonnoksen. Ihminen lukee luonnoksen ja lähettää sen. Työ nopeutuu, mutta päätös pysyy ihmisellä. Hidas vastaaminen on myös yksi pk-yrityksen yleisimmistä myyntivirheistä.
Huono ensimmäinen tehtävä toistuu harvoin, on vaikea tarkistaa tai on sellainen, jossa virhe näkyy suoraan asiakkaalle tai rahassa.
Valmis työkalu, automaatio vai oma ratkaisu?
Vaihtoehtoja on käytännössä kolme. Ne eivät sulje toisiaan pois, ja niissä voi edetä tässä järjestyksessä.
| Vaihtoehto | Mitä se tarkoittaa | Sopii, kun |
|---|---|---|
| Tekoälyavustaja | ChatGPT, Microsoft Copilot tai Google Gemini, jota työntekijä käyttää itse | tehtävä tehdään tapaus kerrallaan ja tekijä tarkistaa tuloksen samalla |
| Automaatio | Työkulku, joka siirtää tiedon järjestelmästä toiseen ja käyttää tekoälyä välivaiheessa | sama tehtävä toistuu kymmeniä kertoja viikossa ja tieto kulkee järjestelmien välillä |
| Oma ratkaisu | Sovellus tai integraatio, joka rakennetaan yrityksen omiin järjestelmiin | valmis työkalu ei pääse tarvittavaan tietoon tai prosessi on liiketoiminnan ydintä |
Yleensä kannattaa aloittaa avustajasta. Kun huomaat siirtäväsi samaa tietoa käsin paikasta toiseen yhä uudelleen, automaatio on seuraava askel.
Näin käyttöönotto etenee
- Mittaa nykytila. Kirjaa viikon ajan, montako kertaa tehtävä tehdään ja kauanko yksi kerta kestää. Ilman lähtötasoa et tiedä, auttoiko tekoäly.
- Päätä työnjako. Kirjoita yhdellä virkkeellä, mitä tekoäly tekee ja mitä ihminen tarkistaa ennen kuin mitään lähtee eteenpäin.
- Kokeile pienesti. Yksi tai kaksi ihmistä käyttää ratkaisua kahdesta neljään viikkoa oikeissa töissä. Jos tehtävässä käsitellään henkilötietoja, käy ensin läpi alla olevat tietosuojakysymykset.
- Vertaa tuloksia. Paljonko aikaa säästyi ja kuinka usein tulosta piti korjata? Jos korjattavaa on liikaa, tarkenna ohjeita tai valitse toinen tehtävä.
- Kirjoita lyhyt ohje. Mihin työkalua käytetään, mitä siihen saa syöttää ja kuka tarkistaa tuloksen. Yksi sivu riittää.
- Laajenna tai lopeta. Ota ratkaisu koko tiimin käyttöön vasta, kun se toimii. Lopettaminenkin on hyvä tulos, koska tiedät, mihin aikaa ei kannata käyttää.
Mitä tietosuojasta pitää tarkistaa?
Ennen kuin syötät työkaluun asiakkaiden tai työntekijöiden tietoja, selvitä nämä asiat:
- Käytetäänkö syötteitä mallin kouluttamiseen? Ilmaisissa ja henkilökohtaisissa versioissa näin voi olla, yritysversioissa yleensä ei. Tarkista asia palvelun ehdoista ja asetuksista.
- Onko palveluntarjoajan kanssa tietojenkäsittelysopimus? Kun palvelu käsittelee henkilötietoja yrityksesi puolesta, tietosuoja-asetus edellyttää sopimusta. Yritysversioissa se on yleensä mukana valmiina.
- Missä tiedot käsitellään? Selvitä, käsitelläänkö tietoja EU:ssa vai sen ulkopuolella, ja kerro palvelusta tai palvelutyypistä tietosuojaselosteessa, jos se käsittelee asiakkaiden henkilötietoja.
- Kenen tunnuksilla työkalua käytetään? Kun jokainen käyttää omaa ilmaista tiliään, yritys ei tiedä, mihin tietoja on syötetty. Yrityksen oma tilaus, jossa jokaisella on omat tunnukset, korjaa tämän.
Älä syötä tekoälytyökaluun salasanoja, terveystietoja tai muuta erityisen arkaluonteista tietoa.
Mitä EU:n tekoälysäädös vaatii pieneltä yritykseltä?
EU:n tekoälysäädös koskee myös yrityksiä, jotka vain käyttävät valmiita työkaluja. Pienyrityksen kannalta tärkein velvoite on tekoälylukutaito. Yrityksen on tuettava sitä, että tekoälyä käyttävät ihmiset ymmärtävät, miten työkalut toimivat ja mitä riskejä niihin liittyy. Euroopan komission mukaan esimerkiksi ChatGPT:llä mainostekstejä tai käännöksiä tekevän pitää tietää työkalun riskeistä, kuten keksityistä vastauksista.
Todistusta tai tiettyä koulutusta ei vaadita, ja kesällä 2026 voimaan tullut muutos tarkensi, ettei säädös edellytä tiettyä osaamistasoa. Komission mukaan pelkkä käyttöohjeiden lukeminen ei kuitenkaan välttämättä riitä.
Pienessä yrityksessä hyvä tapa on käydä työkalun rajoitukset läpi tiimin kanssa ja kirjata lyhyesti, mitä on tehty. Edellä mainittu yhden sivun ohje tukee samaa tavoitetta. Velvoite on ollut voimassa helmikuusta 2025, ja kansalliset viranomaiset voivat valvoa sitä elokuusta 2026 alkaen.
Tiukemmat vaatimukset koskevat korkean riskin käyttöä, kuten tekoälyä rekrytoinnissa tai muissa henkilöstöä koskevissa päätöksissä. Jos suunnittelet sellaista, selvitä vaatimukset ennen käyttöönottoa.
Yleisimmät virheet
- Aloitetaan työkalusta eikä tehtävästä. Lisenssit ostetaan, mutta kukaan ei tiedä, mihin niitä käytetään.
- Lähtötasoa ei mitata. Hyödystä ei ole näyttöä, ja kokeilu hiipuu.
- Tekoäly vastaa asiakkaalle suoraan. Yksi väärä vastaus voi maksaa enemmän kuin säästetty aika.
- Jokainen käyttää omaa ilmaista tiliään. Yritys ei tiedä, mihin sen tietoja on syötetty.
- Ratkaisulla ei ole vastuuhenkilöä. Kun kukaan ei vastaa ohjeista ja tuloksista, käyttö jää satunnaiseksi.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Tekoälyavustajan käytön voi aloittaa itse tämän ohjeen avulla. Apua kannattaa harkita, kun tehtävä vaatii järjestelmien yhdistämistä, esimerkiksi sähköpostin, asiakasrekisterin ja laskutuksen, tai kun kenelläkään ei ole aikaa viedä kokeilua loppuun. Näissä tilanteissa voimme auttaa, katso tekoäly, automaatiot ja integraatiot.